مطالبی جالب و مفید درباره تلفن کنفرانس

آیا تا به حال به شماره هایی که بر روی گوشی شما تعریف شده است دقت کرده اید ؟
آیا به همان اندازه که از این کلید ها باید به درستی بهره بگیرید استفاده می کنید ؟
آیا وجود این کلیدها شما را از شماره گیری اضافه و زمان بر رها کرده است ؟
این سوالات و سوالاتی از این حیث ، مجموعه سوالاتی کلیدی هستند که هر چند وقت یکبار باید به آنها پاسخ داد . تلفن سانترال در مدل های مختلف از سری آنالوگ یا سری دیجیتال و یا تحت شبکه به کلیدهای کوچک چراغ دار مجهز هستند که این کلیدها در هر تلفن تعدادی مختصات دارند به طور مثال تلفن KX-DT333 مجهز به 24 کلید میانبر تماس (کلید dss) است و تلفنی مانند KX-NT321 دارای 8 کلید dss  است .در این مقاله قصد داریم به پاسخ این سوال بپردازیم و به شما در ماهیت شماره هایی که باید ذخیره شود کمک کنیم .
در هر تلفنی متناسب با تعداد کلیدهای میانبر تماسی نوع ذخیره سازی متفاوت است اما با کلی تفکدر در این زمینه می توان به قالبی کلی در این زمینه دست یافت . همان طور که می دانید 3 نوع شماره برای ذخیره در سانترال وجود دارد که به قرار زیر است :

1.     شماره داخلی در سانترال
2.     شماره خط شهری
3.     خط برای برقراری تماس

صرف نظر از نحوه ذخیره سازی شماره ها در گوشی سانترال باید به الویت هر شخص مراجعه کرد که به تفکیک  می توان بیان نمود :

افرادی که در کنار پاسخ گویی به تماس ها فقط به شماره هایی خاص تماس برقرار می کنند.

این افراد (مانند اپراتورها) در کنار پاسخ گو بودن به تماس ها ممکن است در طول ساعت کاری به شماره هایی خاص تماس برقرار کنند که این شماره های خاص ممکن است مدیریت مجموعه و یا افراد خاص دیگری باشد . این افراد بهتر است در تلفن خود الویت ثبت شماره این افراد را قرار دهند تا برای هر تماس مجبور به آزاد سازی خط کرده و سپس شماره گیری کنند . با این کار با فشردن یک کلید تماس به راحتی برقرار می شود و برای تماس دیگر با آزادسازی خط با شماره 9 (یا هر شماره دیگری که در سانترال برنامه ریزی شده است ) این امر به سهولت امکان پذیر خواهد بود.

افرادی که فقط تماس گیرنده هستند .

این افراد (مانند بازاریابان تلفنی) فقط تماس گیرنده هستند و این تماس هایی که برقرار می کنند ممکن است قسمتی با شماره هایی خاص و قسمتی با شماره هایی جدید و غیر تکراری باشند . به این دسته از افراد پیشنهاد می شود که ابتدا خط شهری را در این کلید ها تعریف کنند تا با فشردن یک کلید به راحتی بتوان تماس برقرار کرده بعد این شماره های خاص را در dss های باقی مانده ذخیره نمود .

افرادی که در مجموعه فقط از تماس های داخلی استفاده می کنند .

این افراد (مانند کارکنان واحد اداری) با حجم بالای تماس های داخلی روبرو هستند که ممکن است این حجم بالا با افراد خاص در طول ساعت کاری بیش از دیگر افراد باشد به طور مثال اصطحکاک واحد اداری با واحد فنی ممکن است بیشتر باشد به همین دلیل ثبت شماره افراد مشغول در این واحد باید الویت ثبت شماره ها باشد .

افرادی که با سه نوع این شماره ها درگیر و در تماس هستند .

این افراد (مانند مدیریت) همواره با افراد شاغل در شرک

ت (داخلی ها) و افراد خارج از مجموعه (شماره های شخصی خاص) در تماس هستند و ممکن است در این حین تماس هایی جدید داشته باشند که این شماره ها کاملاً جدید باشند . این افراد بهتر است ابتدا با ثبت شماره هایی برای آزادسازی خط شهری سهولت برقراری تماس را تجربه کنند و سپس با الویت بندی شماره های شهری خاص و یا شماره داخلی های خاص کلیدهای dss  را پر کنند .
نکته ای مهم :
بهتر است در تمام این دسته از افراد حتماً یک کلید را به خط شهری اختصاص داد تا افراد به راحتی بتوانند بدون دغدغه با فشردن یک کلید خط شهری را آزاد کرده و تماس را برقرار کنند .