اين روزها نه‌تنها شرکت‌هاي بزرگ و کوچک از دستگاه‌هاي فکس استفاده مي‌کنند، بلکه برخي کاربران خانگي و افرادي که به مشاغل و کسب‌و‌کارهاي کوچک خانگي مشغولند نيز به ارسال و دريافت فکس نياز دارند. همان‌طور که مي‌دانيد دستگاه‌هاي فکس با…
اين روزها نه‌تنها شرکت‌هاي بزرگ و کوچک از دستگاه‌هاي فکس استفاده مي‌کنند، بلکه برخي کاربران خانگي و افرادي که به مشاغل و کسب‌و‌کارهاي کوچک خانگي مشغولند نيز به ارسال و دريافت فکس نياز دارند.
همان‌طور که مي‌دانيد دستگاه‌هاي فکس با قيمت‌ها و امکانات مختلفي در بازار وجود دارند و همين تفاوت قيمت در تعداد امکانات نيز موجب مي‌شود تا کاربران خانگي يا شرکت‌هاي کوچک قادر به تهيه يک دستگاه فکس با امکانات بالا نباشند. اما يکي از دستگاه‌هايي که اين روزها کم‌کم جايگزين دستگاه‌هاي فکس شده، فکس مودم‌هاي قابل نصب روي رايانه است.
با استفاده از اين مودم‌ها که به‌تازگي جاي دستگاه‌هاي فکس گرانقيمت در سازمان‌هاي بزرگ را نيز اشغال کرده‌اند و با پرداخت هزينه‌هاي اندکي معادل 5 تا 15 هزار تومان، مي‌توانيد از مزاياي يک فکس قدرتمند با تمام امکانات بهره‌مند شويد. به همين منظور اين هفته قصد داريم نرم‌افزاري را به شما معرفي کنيم که با کمک آن و با استفاده از يک دستگاه فکس مودم معمولي بتوانيد کارهاي بي‌نظيري را که حتي با يک دستگاه فکس گرانقيمت نيز قابل انجام نيست به انجام برسانيد.
فکس بدون کاغذ
دستگاه‌هاي فکس علاوه بر قيمت بالا و نيازمند به نگهداري، هزينه‌هاي جانبي ديگري را نيز به خود اختصاص مي‌دهند. هزينه‌هايي همچون تهيه کاغذ براي چاپ فکس‌هاي دريافتي، تهيه پودر يا جوهر چاپ براي دستگاه، هزينه کاغذ مصرفي براي فکس‌هاي ارسالي (به اين دليل که هر فکس پيش از ارسال بايد ابتدا چاپ شود) و… برخي از اين هزينه‌ها به شمار مي‌آيند.
اما فکس‌هايي که با استفاده از فکس مودم ارسال مي‌شوند، هيچ‌يک از اين هزينه‌ها را ندارند چراکه تمام فکس‌ها روي رايانه ذخيره شده و تنها در صورت نياز روي کاغذ چاپ مي‌شوند (در بسياري از موارد با توجه به گسترش نرم‌افزارهاي دبيرخانه و به‌کارگيري روش بايگاني ديجيتال، فکس‌ها به صورت همان فايل‌هاي کامپيوتري بين بخش‌هاي مختلف سازمان ردوبدل مي‌شوند). همچنين براي ارسال فکس نياز به چاپ فکس مورد نظر براي ارسال نخواهد بود زيرا اين فکس‌ها از رايانه و توسط هر نرم‌افزاري که از قابليت چاپ پشتيباني کند، قابل ارسال‌اند.
ارسال و دريافت آسان
نرم‌افزار Snappy Fax يکي از قدرتمندترين و کامل‌ترين نرم‌افزارها براي مديريت در ارسال و دريافت فکس با استفاده از فکس مودم‌ها در رايانه است.
با اين نرم‌افزار و به‌کمک يک چاپگر مجازي که در ويندوز تعريف مي‌شود، شما مي‌توانيد تمام صفحات مورد نظرتان را به‌راحتي براي ديگران فکس کنيد. همچنين تمام فکس‌هاي ارسالي به شما نيز به‌طور خودکار توسط اين نرم‌افزار دريافت شده و به‌صورت ديجيتالي، آرشيو و دسته‌بندي مي‌شوند.
Snappy Fax قابليت‌ها و امکانات بي‌شماري را در اختيار شما قرار مي‌دهد که شايد تا به‌‌حال حتي به داشتن آنها فکر نکرده باشيد يا اين فکر به ذهنتان نرسيده باشد که با يک دستگاه فکس‌مودم چه کارهايي مي‌توان کرد.
شما به‌کمک اين نرم‌افزار قدرتمند مي‌توانيد کارهاي زير را انجام دهيد:
ـ از هر برنامه‌اي که از قابليت چاپ پشتيباني مي‌کند به‌کمک چاپگر مجازي نرم‌افزار Snappy Fax، نسبت به‌ارسال فکس اقدام کنيد.
ـ فکس‌هاي دريافتي را مستقيما روي رايانه خود ذخيره کنيد.
ـ يک کپي از فکس‌هاي دريافتي را به‌طور خودکار به هر تعداد آدرس ايميلي که بخواهيد ارسال کنيد. (همچنين شما مي‌توانيد با توجه به شماره تلفن ارسال‌کننده فکس، فکس‌هاي خاصي را به آدرس ايميل افراد خاصي ارسال کنيد.)
ـ فکس‌هاي دريافتي را با توجه به شماره تلفن ارسال‌کننده فکس به فهرست فکس‌هاي مزاحم يا تبليغاتي منتقل کنيد.
ـ تعداد زيادي فکس را به‌طور همزمان، در يک تاريخ مشخص يا در فواصل زماني معين براي افراد مختلف ارسال کنيد.
ـ اطلاعات و شماره فکس کاربران را در دفتر تلفن نرم‌افزار وارد کرده تا به‌راحتي با فشردن يک کليک، فکس مورد نظرتان را به تمام آنها بفرستيد.
ـ صفحاتي را به‌عنوان قالب‌هاي پيش‌ساخته براي فکس‌هاي ارسالي آماده کنيد که نام يا شماره تماس يا ديگر اطلاعات فرد گيرنده فکس در فکس‌هاي ارسالي در آنها متفاوت بوده و به‌طور خودکار توسط نرم‌افزار تکميل مي‌شود. براي مثال فرض کنيد مي‌خواهيد يک فکس مشابه را براي چندين نفر ارسال کرده و در بالاي هر فکس نيز نام شرکت گيرنده فکس را تايپ کنيد. در چنين حالتي مي‌توانيد با طراحي قالب فکس ارسالي و مشخص كردن محل قرارگيري نام شرکت، نسبت به ارسال فکس اقدام کنيد و مشاهده کنيد که نرم‌افزار به‌طور کاملا خودکار روي هر فکس ارسالي، نام شرکت گيرنده فکس را چاپ مي‌کند.)
ـ جستجوي سريع و آسان بين فکس‌هاي ارسالي و دريافتي با قابليت فيلترگذاري‌هاي متنوع
ـ چاپ خودکار فکس‌هاي دريافتي توسط چاپگر متصل به رايانه
ـ ارسال فکس از دستگاه اسکنر
ـ چاپ گزارش‌هاي متنوع از فکس‌هاي ارسالي و دريافتي
ـ قابليت‌هاي بي‌شمار ديگري که تنها توسط نرم‌افزار Snappy Fax مي‌توانيد از آنها بهره‌مند شويد.
فکس براي همه
اين نرم‌افزار در 2 نسخه دسکتاپ و سرور طراحي شده که با استفاده از نسخه سرور شما قادر خواهيد بود امکان ارسال فکس و مشاهده فکس‌هاي دريافتي را در اختيار تمام کاربران شبکه قرار دهيد. با استفاده از اين قابليت تنها با يک دستگاه فکس‌مودم، تمام پرسنل مي‌توانند نسبت به ارسال فکس‌هاي مورد نظرشان اقدام کنند و براي اين کار نياز نيست حتي از پشت ميز خود حرکت کنند!
روش کار نرم‌افزار در اين نسخه به اين صورت است که نسخه سرور، روي رايانه اصلي که مجهز به دستگاه فکس‌مودم است و نسخه دسکتاپ، روي ديگر رايانه‌هاي مورد نظر نصب مي‌شود.
در نهايت محل قرارگيري اطلاعات رايانه سرور در نسخه‌هاي دسکتاپ مشخص مي‌شود و پس از اعمال تنظيمات مورد نياز، تمام رايانه‌هاي مرتبط با رايانه سرور مي‌توانند نسبت به‌ارسال و دريافت فکس تحت شبکه اقدام کنند.
پشتيباني از چند فکس‌مودم براي ارسال و دريافت فکس، هدايت خودکار فکس‌هاي دريافتي به ديگر دستگاه‌هاي فکس، اعلام هشدار به کاربران در صورت دريافت فکس جديد، اعلام هشدار به کاربران در صورت ارسال فکس، مشاهده فکس‌هاي ارسالي توسط مرورگر وب، امکان صدور فرمان ارسال فکس از راه دور توسط ايميل و… برخي از قابليت‌هايي است که علاوه بر قابليت‌هاي موجود در نسخه دسکتاپ، توسط نسخه سرور در اختيار شما قرار مي‌گيرد.
نرم‌افزار فوق از انواع نسخه‌هاي 32 و 64 بيتي سيستم‌عامل ويندوز پشتيباني مي‌کند و به‌راحتي با در اختيار داشتن يک دستگاه فکس‌مودم قابل استفاده است.
منبع :مجموعه وبسایت های شرکت کامتل